Egy költözés mindig hatalmas kihívásokkal jár. Irodaköltöztetés esetén a helyzet pedig még nehezebbnek bizonyul. Lépéseink pontos megtervezése és a folyamat helyes menedzselése egyszerre igényel kellő tudást és teljes felkészültséget. Az elmúlt években szerzett tapasztalataink segítségével most összeállítottunk egy öt lépéses listát, amely minden irodakereső számára segítségül szolgál.

1 év a költözésig / lejáratig – Hogyan is kezdjük?!

Mielőtt bármibe is belevágunk, érdemes megnéznünk jelenlegi irodánk szerződéséhez tartozó kötelezettségeinket, a határidőket és egyéb tudnivalókat. 

Amikor ezen információk rendelkezésünkre állnak, célszerű az irodapiac felfedezésével indítani a folyamatot. Az igényeink pontos meghatározása alapvető fontosságú, hiszen ezáltal választhatjuk ki könnyedén a legkedvezőbb opciókat. 

Irodaköltöztetés esetén azonban érdemes további szolgáltatókkal is számolni: álmaink irodájához belsőépítészre, projektmenedzserre, kereskedelmi ingatlan jogászra is szükségünk lehet.

Egy cég mindennapi működéséhez a technikai körülmények megfelelő biztosítása is külön odafigyelést igényel. A gondtalan költözés érdekében az IT és a gyengeáramú, illetve a telekommunikációs partner kiválasztása is a teendők részét képezik. A bútorozás, a branding és az iroda berendezése pedig szintén elengedhetetlen fontosságú, hiszen így teremtjük meg a kellemes mindennapi környezetet munkavállalóink számára.

A tökéletes választáshoz ugyanakkor elengedhetetlen lépés az irodák személyes bejárása! A főbb szempontok alapján kiválasztott legjobb 5-6 lehetőség közül a végső döntésben bejárások alkalmával szerzett tapasztalat lesz a leginkább mérvadó. Ha megvan a befutó, a szerződés részleteinek és a határidőknek az egyeztetése a következő feladat.  

4-6 hét – Elkezdődik a visszaszámlálás!

A költözés előtt általában a bérbeadó korábban hozzáférést biztosít a bérleményhez, mely időt érdemes kihasználni az IT és a gyengeáramú rendszerek kiépítésére. 

Javasolt elkezdeni az egyeztetést a költözésben aktívan résztvevő partnereinkkel is. A költöztető, a technikai eszközöket szállító cég, illetve a takarító cég kiválasztása kiemelten fontos szerepet játszik a folyamatban.

A pontos időzítés meghatározása után, adminisztratív jellegű teendőinket is ajánlatos elindítani: a névjegyek, a postacím megváltoztatása, a partnerek és a bank, biztosító értesítése is mind meghatározó feladat.

Ne felejtsük el egyeztetni az új épület Házirendjét a költöztető céggel és a résztvevő kollégákkal.

3 hét – Az utolsó részletek

Miután az operatív jellegű kérdésekkel elkészültünk, érdemes megosztani minden munkavállalóval a költözés pontos menetét.

Ez az időszak a költözésre való felkészülés legfontosabb periódusa, így az apró részletekre is célszerű kellő figyelmet szentelnünk. A hulladék tárolása, a teherliftek foglalása, a kivitelezők munkájának folyamatos monitorozása mind nélkülözhetetlen tényezői a problémamentes költözésnek.

A bérbeadóval minden kérdést ajánlott időközben egyeztetni a félreértések elkerülése végett. Az irodaházba való belépési jogosultság előkészítése a bérbeadó felelőssége is, így akár ebben is fordulhatunk hozzá segítségért.

1-2 hét – Végső simítások

Javasoljuk, hogy a munkavállalók zavartalan belépése érdekében minden eszközt és kódot időben biztosítsunk! Ekkortájt célszerű még egy bejárást szervezni, így a munkavállalók esetleges problémáit a költözés előtt orvosolhatjuk. 

A nagy nap – bázisváltás

A kivitelezőkkel javasolt minden funkciót ellenőrizni az irodában, hogy működésük zavartalanul segítse alkalmazottjaink munkáját. A feleslegessé vált bútorokat értékesítsük mielőbb, illetve minden egyéb fennmaradó teendőt is véglegesítsünk. 

A beköltözést követően ellenőrizzük le az új irodát a bérbeadóval közösen és jelezzük neki minden javítási kérésünket! Ezeket írásos formában a hibajegyzékben köteles rögzíteni a bérbeadó. 

Ha mindezzel megvagyunk, akkor pedig gond nélkül élvezhetjük az új irodánk adta lehetőségeket. Sikeresen elkészült álmaink irodája!

Elérkezett a költözés napja! Fontos, hogy először az IT eszközeink érkezzenek meg épségben, amelyek működését tanácsos rögtön tesztelni. Ezután következnek a dekorációs elemek, amelyek segítségével még inkább feldobhatjuk leendő környezetünket.